Google Vault kini dapat mengekspor percakapan Gemini di Workspace secara terfilter berdasarkan pengguna, unit organisasi, tanggal, dan zona waktu untuk kebutuhan kepatuhan.
Penggunaan Gemini di Google Workspace semakin meluas, mulai dari membantu menulis email di Gmail hingga merangkum dokumen, menganalisis data di Sheets, membuat materi presentasi di Slides, dan mendukung kolaborasi dalam Meet. Di balik manfaat tersebut, organisasi juga membutuhkan cara yang terkontrol untuk mengelola data percakapan AI, terutama ketika berhadapan dengan audit, investigasi internal, kewajiban hukum, atau permintaan eDiscovery.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Google Vault kini mendukung ekspor percakapan Gemini di Workspace dengan filter yang lebih terperinci. Administrator dapat memilih pengguna atau unit organisasi tertentu, menentukan rentang tanggal, mengatur zona waktu, kemudian mengekspor percakapan yang relevan dalam format JSON.
Pembaruan ini memperluas kemampuan tata kelola data Google Workspace dan memberi tim hukum, keamanan, serta administrator TI akses yang lebih terarah terhadap interaksi pengguna dengan Gemini. Dengan demikian, organisasi tidak perlu mengekspor seluruh data secara sekaligus ketika hanya sebagian percakapan yang dibutuhkan.
Apa yang Berubah pada Google Vault?
Google Vault merupakan layanan tata kelola informasi dan eDiscovery terpusat untuk data Google Workspace. Layanan ini membantu organisasi mempertahankan, menelusuri, serta mengekspor data ketika diperlukan untuk kepentingan hukum dan regulasi.
Sebelumnya, administrator memiliki kemampuan Vault untuk menangani berbagai jenis data Workspace. Melalui pembaruan ini, percakapan Gemini di Workspace ditambahkan sebagai sumber data yang dapat dicari dan diekspor. Cakupannya meliputi percakapan yang dibuat melalui integrasi Gemini dengan:
- Gmail
- Google Drive
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
- Google Meet
Fitur tersebut ditujukan untuk percakapan Gemini di Workspace ketika riwayat percakapan diaktifkan. Artinya, ketersediaan data untuk pencarian dan ekspor tetap bergantung pada pengaturan riwayat percakapan yang berlaku di organisasi.
Fitur Utama Ekspor Percakapan Gemini
Filter berdasarkan pengguna atau unit organisasi
Administrator dapat mempersempit cakupan ekspor berdasarkan akun pengguna tertentu atau organizational unit (OU). Satu cakupan ekspor dapat mencakup hingga 5.000 pengguna.
Filter berbasis pengguna dan OU berguna ketika organisasi sedang menangani kasus yang hanya berkaitan dengan tim, departemen, atau individu tertentu. Contohnya, tim hukum dapat meminta data dari satu divisi yang terlibat dalam proyek tertentu tanpa mengambil percakapan seluruh perusahaan.
Pendekatan ini juga membantu mengurangi volume data yang harus diperiksa. Selain mempercepat proses eDiscovery, pembatasan ruang lingkup dapat mendukung prinsip minimisasi data karena hanya informasi yang relevan yang diproses.
Filter berdasarkan rentang tanggal dan zona waktu
Ekspor dapat dibatasi pada periode tertentu. Administrator juga dapat memilih zona waktu ketika menentukan rentang tanggal. Pengaturan ini penting bagi perusahaan yang memiliki pengguna di beberapa negara atau wilayah.
Dalam praktiknya, perbedaan zona waktu dapat memengaruhi apakah suatu percakapan masuk ke dalam periode pencarian. Karena itu, administrator perlu mencatat zona waktu yang digunakan saat membuat ekspor. Untuk kebutuhan pelaporan di Indonesia, waktu dapat diselaraskan dengan WIB atau UTC+7 agar hasil pencarian lebih mudah dicocokkan dengan dokumen investigasi, log keamanan, dan garis waktu peristiwa internal.
Ekspor dalam format JSON
Hasil ekspor tersedia dalam format JSON. Format ini umum digunakan oleh aplikasi, sistem analisis data, serta perangkat lunak eDiscovery karena memiliki struktur yang mudah diproses secara otomatis.
Meskipun berkas hasil ekspor menggunakan JSON, metadata di dalamnya mengikuti format percakapan GenAI yang digunakan pada aplikasi Gemini. Struktur tersebut memungkinkan organisasi mempertahankan informasi kontekstual yang dibutuhkan saat meninjau interaksi antara pengguna dan Gemini.
Mempertahankan konteks percakapan
Ekspor tidak hanya berisi teks pertanyaan pengguna. Data yang disertakan dapat mencakup:
- Prompt atau instruksi yang dikirim pengguna kepada Gemini.
- Respons yang dihasilkan oleh Gemini.
- Lampiran hasil generatif, termasuk gambar yang dibuat oleh AI jika tersedia.
- Tautan ke file Google Workspace yang dirujuk dalam percakapan.
- Referensi terhadap dokumen di Drive atau rangkaian email di Gmail.
- Kutipan atau citation yang terkait dengan respons Gemini.
Ketersediaan konteks ini penting dalam proses pemeriksaan. Peninjau dapat memahami hubungan antara prompt, jawaban AI, file yang digunakan, dan sumber rujukan tanpa hanya melihat potongan teks secara terpisah.
Cara Administrator Memulai Ekspor di Google Vault
Proses ekspor dilakukan dari tab Search di Google Vault. Administrator dapat memilih layanan Gemini in Workspace dari daftar layanan yang tersedia. Daftar layanan tersebut telah disusun ulang secara alfabetis sehingga opsi Gemini lebih mudah ditemukan.
Secara umum, alurnya mencakup langkah berikut:
- Masuk ke Google Vault menggunakan akun administrator yang memiliki izin sesuai.
- Buka tab pencarian atau Search.
- Pilih layanan Gemini in Workspace.
- Tentukan pengguna atau unit organisasi yang menjadi cakupan pencarian.
- Masukkan rentang tanggal yang diperlukan.
- Pilih zona waktu yang sesuai dengan kebutuhan investigasi.
- Tinjau filter dan cakupan data.
- Jalankan perintah Export.
Organisasi sebaiknya mendokumentasikan alasan ekspor, pihak yang menyetujui, cakupan pengguna, periode pencarian, serta zona waktu yang digunakan. Dokumentasi tersebut dapat membantu menjaga audit trail dan memperjelas bahwa proses dilakukan sesuai prosedur internal.
Dukungan API untuk Alur Kerja Otomatis
Selain melalui antarmuka Google Vault, dukungan untuk pengguna Vault API juga disiapkan. Berdasarkan informasi peluncuran, dukungan API tersedia dalam waktu hingga 14 hari setelah peluncuran antarmuka pengguna.
API dapat berguna bagi organisasi yang telah menghubungkan Google Vault dengan sistem manajemen perkara, platform eDiscovery, atau alur kerja kepatuhan internal. Otomatisasi memungkinkan tim menjalankan proses yang lebih konsisten, terutama ketika harus menangani permintaan data secara berulang.
Namun, penggunaan API perlu disertai pengendalian akses yang ketat. Kredensial, izin administrator, log aktivitas, dan penyimpanan hasil ekspor harus dikelola secara aman karena data percakapan dapat memuat informasi perusahaan, data pribadi, atau dokumen rahasia.
Hubungan dengan Pengaturan Riwayat Percakapan
Fitur ekspor ini berlaku untuk percakapan Gemini di Workspace yang dibuat ketika conversation history atau riwayat percakapan dalam keadaan aktif. Pengaturan tersebut dapat dikelola oleh administrator pada tingkat unit organisasi melalui Admin console.
Administrator dapat menggunakan kebijakan organisasi untuk mengatur bagaimana riwayat percakapan dipertahankan dan dihapus. Pengaturan yang tersedia dapat mencakup:
- Mencegah pengguna menghapus percakapan secara manual.
- Menerapkan penghapusan otomatis setelah periode tidak aktif tertentu.
- Mengatur kebijakan yang berbeda untuk unit organisasi yang berbeda.
Konfigurasi ini perlu diselaraskan dengan kebijakan retensi perusahaan. Jika percakapan dihapus sesuai pengaturan yang berlaku sebelum proses pencarian dilakukan, data tersebut mungkin tidak tersedia untuk diekspor. Oleh sebab itu, organisasi sebaiknya menetapkan kebijakan riwayat percakapan sebelum Gemini digunakan secara luas untuk pekerjaan yang memiliki nilai hukum atau operasional.
Peran Google Vault dalam Tata Kelola Gemini di Workspace
Integrasi dengan Vault membuat pengelolaan Gemini lebih dekat dengan kerangka kerja keamanan dan kepatuhan yang sudah digunakan organisasi untuk data Workspace lainnya. Administrator dapat memusatkan proses pencarian dan ekspor tanpa harus mengandalkan pengumpulan manual dari perangkat pengguna.
Dalam konteks Google Workspace pada 2026, pengelolaan AI tidak hanya berfokus pada kemampuan menghasilkan teks atau meringkas dokumen. Organisasi juga perlu memperhatikan lokasi data, pengaturan riwayat, kontrol akses, retensi, proses legal hold, dan kemampuan audit. Karena itu, fitur eDiscovery untuk percakapan Gemini menjadi bagian penting dari strategi adopsi AI perusahaan.
Pembaruan ini secara khusus menambahkan dukungan ekspor terfilter. Informasi mengenai fitur tata kelola lain, seperti aturan retensi dan litigation hold untuk Gemini di Workspace, mengikuti ketersediaan yang ditentukan Google pada rilis masing-masing. Administrator perlu memeriksa dokumentasi resmi Google Vault untuk mengetahui fitur yang sudah aktif pada edisi dan domain mereka.
Edisi Google Workspace yang Mendukung
Ketersediaan fitur ekspor percakapan Gemini melalui Google Vault mencakup beberapa paket Google Workspace berikut:
- Business: Business Plus.
- Enterprise: Enterprise Standard dan Enterprise Plus.
- Frontline: Frontline Standard dan Frontline Plus.
- Enterprise Essentials: Enterprise Essentials Plus.
- Education: Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus.
- Add-on: edisi atau add-on lain yang tercantum dalam ketentuan ketersediaan Google.
Ketersediaan dapat bergantung pada konfigurasi domain, hak administrator, wilayah, serta perubahan kebijakan produk. Admin TI sebaiknya memeriksa Admin console dan dokumentasi Google Workspace Help sebelum menjadikan fitur ini bagian dari prosedur kepatuhan resmi.
Rekomendasi Implementasi untuk Admin TI
Susun kebijakan penggunaan Gemini
Tentukan jenis informasi yang boleh dimasukkan ke Gemini, unit organisasi yang dapat menggunakannya, dan kondisi ketika percakapan harus dipertahankan. Kebijakan tertulis membantu pengguna memahami tanggung jawab mereka saat menggunakan AI untuk pekerjaan sehari-hari.
Gunakan struktur OU yang jelas
Karena ekspor dapat menggunakan unit organisasi sebagai filter, struktur OU yang rapi akan memudahkan penerapan kebijakan dan investigasi. Pisahkan unit berdasarkan fungsi, wilayah, atau tingkat kebutuhan kepatuhan jika memang diperlukan.
Dokumentasikan zona waktu
Selalu catat zona waktu pada setiap permintaan ekspor. Untuk organisasi di Indonesia, penggunaan WIB dapat membantu menyelaraskan hasil pencarian dengan sistem internal yang menggunakan waktu Indonesia Barat.
Batasi akses hasil ekspor
Berkas JSON hasil ekspor harus diperlakukan sebagai data sensitif. Terapkan kontrol akses berbasis peran, enkripsi saat penyimpanan dan pengiriman, serta kebijakan penghapusan setelah kasus selesai.
FAQ Google Vault dan Ekspor Gemini
Data apa saja yang dapat diekspor dari percakapan Gemini di Workspace?
Data dapat mencakup prompt pengguna, respons Gemini, lampiran generatif seperti gambar, tautan ke file Workspace, referensi Gmail atau Drive, serta citation yang terkait dengan percakapan.
Apakah administrator dapat mengekspor data seluruh organisasi?
Administrator dapat menentukan cakupan berdasarkan pengguna atau unit organisasi. Satu cakupan dapat mencakup hingga 5.000 pengguna. Untuk kebutuhan yang lebih luas, administrator perlu menyesuaikan proses dengan batasan dan prosedur Google Vault yang berlaku.
Apakah fitur ini tersedia untuk pengguna biasa?
Tidak. Fitur ekspor merupakan kemampuan administrator Google Vault. Pengguna akhir tidak memiliki pengaturan khusus untuk menjalankan ekspor tersebut.
Apakah percakapan yang sudah dihapus selalu dapat dipulihkan melalui Vault?
Tidak selalu. Ketersediaan percakapan bergantung pada pengaturan riwayat, kebijakan penghapusan, serta fitur tata kelola yang aktif pada domain. Administrator perlu mengatur kebijakan retensi dan riwayat sesuai kebutuhan organisasi sebelum data diperlukan untuk eDiscovery.
Kesimpulan
Dukungan ekspor terfilter untuk Gemini di Google Vault memberikan kontrol yang lebih baik bagi organisasi yang menggunakan AI dalam Google Workspace. Administrator dapat memilih pengguna atau OU, menentukan periode dan zona waktu, lalu mengekspor percakapan dalam format JSON dengan konteks yang lebih lengkap.
Fitur ini membantu memperkuat proses eDiscovery, audit, dan kepatuhan tanpa mengharuskan organisasi mengambil seluruh data Workspace. Agar manfaatnya maksimal, implementasi perlu disertai kebijakan riwayat percakapan, struktur OU yang teratur, dokumentasi proses, serta perlindungan ketat terhadap hasil ekspor.
