Otomatisasi kerja tidak selalu harus berjalan terus-menerus tanpa jeda. Dalam banyak proses bisnis, sebuah tindakan justru perlu dilakukan setelah menunggu beberapa menit, hari, atau sampai waktu tertentu. Google Workspace Studio menjawab kebutuhan tersebut melalui langkah baru bernama Wait until.
Fitur ini memungkinkan pengguna menjeda alur kerja otomatis, lalu melanjutkannya secara otomatis berdasarkan tanggal, jam, atau durasi yang telah ditentukan. Dengan demikian, workflow bertahap seperti pengiriman email tindak lanjut, pengingat onboarding, hingga rangkuman mingguan di Google Chat dapat dibuat dalam satu alur tanpa harus memecahnya menjadi beberapa flow terjadwal.
Pembaruan ini penting bagi tim yang ingin mengelola proses rutin secara lebih terstruktur di ekosistem Google Workspace. Pengguna tidak perlu menulis kode atau membuat sistem penjadwalan tambahan untuk mengatur jeda di antara dua tindakan otomatis.
Apa Itu Fitur “Wait until” di Google Workspace Studio?
Wait until adalah langkah kontrol alur baru di Google Workspace Studio yang berfungsi untuk menghentikan sementara proses otomatis pada titik tertentu. Setelah waktu tunggu berakhir, flow akan berjalan kembali dan meneruskan langkah berikutnya.
Jeda dapat ditempatkan di berbagai bagian workflow, termasuk di dalam percabangan kondisi menggunakan langkah Check if maupun di dalam pengulangan dengan Repeat for each. Fleksibilitas ini membuat pengguna dapat mengatur waktu setiap proses dengan lebih presisi.
Sebelum fitur ini tersedia, workflow yang membutuhkan jeda sering kali harus dibagi menjadi beberapa flow terpisah. Misalnya, flow pertama mengirim email setelah rapat, sedangkan flow kedua dijadwalkan secara terpisah untuk mengirim tindak lanjut tiga hari kemudian. Cara tersebut dapat membuat pengelolaan otomatisasi lebih rumit karena pengguna harus memastikan semua flow saling terhubung dan berjalan sesuai urutan.
Dengan Wait until, seluruh rangkaian proses dapat disusun dalam satu workflow. Alur menjadi lebih mudah dibaca, dipantau, diperbarui, dan dikelola oleh anggota tim.
Opsi waktu yang tersedia di langkah Wait until
Saat menambahkan langkah Wait until ke dalam flow, pengguna dapat memilih beberapa pola penundaan. Pilihan ini dirancang untuk kebutuhan operasional yang berbeda, mulai dari jeda singkat hingga penjadwalan pada hari tertentu.
Menunggu sampai hari tertentu pada pekan berikutnya
Opsi ini memungkinkan workflow dilanjutkan pada hari tertentu di minggu berikutnya. Contohnya, flow dapat diatur untuk melanjutkan proses pada Senin pukul 08.00.
Pola tersebut cocok untuk pekerjaan yang sebaiknya dilakukan pada awal minggu kerja, seperti:
- mengirim rangkuman pekerjaan mingguan;
- menyampaikan pengingat kepada tim setelah akhir pekan;
- menunda notifikasi yang tidak mendesak;
- menyiapkan daftar tugas untuk awal pekan.
Dalam penerapannya, pengguna perlu memperhatikan zona waktu yang digunakan oleh workflow agar waktu pelaksanaan sesuai dengan jam kerja tim.
Menunggu sampai tanggal dan jam tertentu
Pengguna juga dapat menentukan tanggal serta jam spesifik untuk melanjutkan flow. Sebagai contoh, sebuah workflow dapat dijeda selama tiga hari, kemudian mengirim email tindak lanjut pada pukul 17.00.
Fitur ini dapat digunakan untuk membuat rangkaian proses seperti:
- mengirim email follow-up setelah pertemuan dengan pelanggan;
- memberikan pengingat pembayaran atau tenggat dokumen;
- menghubungi peserta onboarding beberapa hari setelah materi pertama dikirim;
- mengirim pesan tindak lanjut setelah formulir diisi;
- memeriksa status tugas pada waktu yang telah ditentukan.
Pengaturan berbasis tanggal dan jam memberi tim kontrol yang lebih baik atas ritme komunikasi. Pesan tidak harus dikirim segera setelah pemicu terjadi, tetapi dapat disesuaikan dengan konteks dan waktu yang dianggap paling relevan.
Menjeda berdasarkan durasi
Mode lain memungkinkan pengguna menentukan lama jeda secara langsung. Workflow dapat ditunda selama 30 menit atau kombinasi jam, menit, dan detik tertentu.
Durasi maksimum yang didukung adalah 14 hari. Setelah durasi tersebut selesai, flow akan melanjutkan proses secara otomatis ke langkah berikutnya.
Mode ini berguna untuk kebutuhan yang bergantung pada interval waktu, misalnya:
- menunggu beberapa menit sebelum mengirim notifikasi kedua;
- memberi waktu kepada anggota tim untuk merespons sebuah permintaan;
- menunda pemeriksaan status suatu proses;
- menjadwalkan pengingat beberapa jam setelah tindakan pertama;
- mengatur rangkaian komunikasi pelanggan dalam beberapa hari.
Contoh penerapan dalam alur kerja Google Workspace
Follow-up setelah pertemuan pelanggan
Sebuah tim penjualan dapat membuat flow yang berjalan ketika catatan rapat atau data pelanggan diperbarui. Flow kemudian mengirim email terima kasih, menggunakan langkah Wait until untuk menunggu selama tiga hari, dan melanjutkan proses dengan mengirim email tindak lanjut.
Seluruh rangkaian tersebut dapat disimpan dalam satu workflow. Tim tidak perlu membuat jadwal terpisah hanya untuk mengirim pesan kedua.
Pengingat onboarding karyawan
Dalam proses onboarding, flow dapat mengirim panduan awal kepada karyawan baru. Setelah jeda satu hari, workflow melanjutkan proses dengan mengirim pengingat untuk menyelesaikan dokumen tertentu. Jika proses tersebut menggunakan kondisi atau pengulangan, langkah Wait until tetap dapat ditempatkan di dalam bagian tersebut.
Rangkuman mingguan di Google Chat
Tim dapat mengumpulkan informasi pekerjaan selama beberapa hari, lalu menunggu hingga Senin pagi sebelum mengirim rangkuman ke ruang Google Chat. Contoh ini membantu mengurangi notifikasi di luar jam kerja sekaligus memastikan informasi tersedia saat tim mulai bekerja.
Pengingat tenggat tugas
Workflow dapat dipicu ketika tugas dibuat atau dokumen dibagikan. Setelah menunggu durasi tertentu, flow dapat mengirim pengingat kepada pemilik tugas. Jika status tugas sudah berubah, pengguna dapat menggabungkan Check if agar notifikasi hanya dikirim ketika pekerjaan masih belum selesai.
Pemantauan flow melalui tab Activity
Ketika sebuah workflow sedang dijeda, pengguna tetap dapat memantau statusnya melalui tab Activity di Workspace Studio. Tab ini mencatat informasi mengenai jadwal flow untuk dilanjutkan dan menampilkan zona waktu yang digunakan.
Dalam aktivitas workflow, pengguna dapat melihat keterangan seperti “Waiting until {datetime}” ketika flow sedang menunggu. Setelah proses dilanjutkan, aktivitas akan mencatat informasi “Flow resumed on {datetime}”.
Pencatatan ini membantu pengguna memahami posisi sebuah flow tanpa harus menebak apakah proses sedang berjalan, tertunda, atau sudah selesai. Informasi zona waktu juga penting bagi tim yang bekerja lintas wilayah atau mengelola proses untuk pengguna di lokasi berbeda.
Manfaat bagi pengelolaan otomatisasi di Google Workspace
Fitur Wait until memperluas kemampuan otomatisasi Google Workspace Studio, terutama untuk workflow yang membutuhkan urutan waktu. Beberapa manfaat utamanya meliputi:
- Workflow lebih sederhana: proses bertahap dapat dikelola dalam satu flow, bukan beberapa jadwal terpisah.
- Pengaturan waktu lebih fleksibel: pengguna dapat memilih tanggal, jam, hari tertentu, atau durasi penundaan.
- Lebih sedikit pekerjaan manual: pengingat dan tindak lanjut dapat berjalan otomatis.
- Pemantauan lebih jelas: status penundaan dan waktu pelanjutan tercatat di tab Activity.
- Mendukung proses bersyarat: langkah penundaan dapat digunakan dalam percabangan dan pengulangan.
- Tidak memerlukan kode: pengguna dapat membangun alur melalui antarmuka Workspace Studio.
Dalam konteks Google Workspace, kemampuan ini dapat mendukung penggunaan Gmail, Google Chat, Google Drive, Google Sheets, dan layanan Workspace lain yang terhubung dalam proses kerja organisasi. Nilai utamanya bukan hanya pada penghematan waktu, tetapi juga pada konsistensi pelaksanaan tugas berulang.
Ketersediaan fitur dan jadwal peluncuran
Google menyatakan bahwa peluncuran fitur ini untuk domain Rapid Release dan Scheduled Release dimulai pada 9 November 2026. Visibilitas fitur dapat muncul secara bertahap dalam waktu sekitar satu hingga tiga hari setelah peluncuran dimulai.
Karena waktu peluncuran dapat berbeda antar-domain, administrator dan pengguna di Indonesia sebaiknya memeriksa ketersediaan fitur berdasarkan zona waktu akun masing-masing. Untuk penggunaan di Indonesia, waktu yang relevan adalah Waktu Indonesia Barat atau WIB, yaitu UTC+7.
Fitur Wait until tersedia untuk beberapa edisi Google Workspace berikut:
- Business: Business Starter, Business Standard, dan Business Plus;
- Enterprise: Enterprise Standard dan Enterprise Plus;
- Education: Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus;
- Add-on pendidikan: Google AI Pro for Education serta Teaching and Learning;
- Add-on lainnya: AI Expanded Access.
Untuk fitur ini, Google menyebutkan bahwa tidak ada kontrol administrator khusus. Pengguna akhir dapat mencoba langkah tersebut langsung di Google Workspace Studio apabila fitur sudah terlihat pada akun mereka.
Cara mulai menggunakan Wait until
Pengguna dapat membuka Google Workspace Studio, memilih atau membuat flow, lalu menambahkan langkah Wait until pada titik proses yang membutuhkan jeda. Selanjutnya, tentukan jenis penundaan yang diperlukan: hari tertentu, tanggal dan jam spesifik, atau durasi dalam satuan waktu.
Sebelum mengaktifkan workflow, periksa kembali beberapa hal berikut:
- apakah zona waktu sudah sesuai dengan lokasi penerima;
- apakah durasi tidak melebihi batas maksimum 14 hari;
- apakah langkah setelah jeda berada pada urutan yang benar;
- apakah kondisi pada Check if masih relevan ketika flow dilanjutkan;
- apakah pengiriman notifikasi pada waktu tersebut sesuai dengan kebijakan tim.
Dokumentasi resmi Google Workspace Studio dan tab Activity dapat digunakan untuk memahami cara kerja flow secara lebih mendalam. Google juga menyediakan Help Center, playlist YouTube Workspace Studio, serta kanal komunitas untuk membantu pengguna mempelajari otomatisasi tanpa kode.
FAQ
Berapa lama workflow dapat dijeda dengan Wait until?
Workflow dapat dijeda hingga maksimal 14 hari. Pengguna dapat menentukan durasi dalam kombinasi hari, jam, menit, dan detik sesuai kebutuhan flow.
Apakah Wait until dapat digunakan dalam percabangan dan pengulangan?
Ya. Langkah ini dapat ditempatkan di dalam percabangan Check if maupun pengulangan Repeat for each, sehingga waktu tunggu dapat disesuaikan dengan kondisi tertentu dalam workflow.
Di mana status workflow yang sedang menunggu dapat dilihat?
Statusnya dapat dipantau melalui tab Activity di Workspace Studio. Sistem mencatat waktu flow dijadwalkan untuk dilanjutkan, zona waktu, dan waktu ketika proses benar-benar kembali berjalan.
Apakah administrator perlu mengaktifkan fitur ini?
Google menyatakan bahwa tidak ada kontrol administrator khusus untuk fitur Wait until. Pengguna dapat mencobanya di Workspace Studio setelah fitur tersedia pada domain dan akun mereka.
